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计划执行

计划定好后,就可以开始执行了。当然如果是项目计划,在制定好后,还会涉及到计划任务的分配,项目经理先分配给专业接口人,专业接口人再按任务类型,分派给专业小组成员。

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在计划执行过程中可能有很多同学都会碰到这样的现象:计划任务这么多,我该如何去做?先做哪一个,后做哪一个,怎么样才能保证把所有的任务都按期完成呢?如果你也有这样的困惑,那接下来这几步做法,可以帮助你化解上面的困惑。

1、收集 —— 收集记录

人的大脑能储存很多东西,但有限,不要相信某事情发生后过了一段时间你还能记得,释放大脑的储存负载,让大脑着重于去思考,平时有什么信息、任务和灵感要在忘记之前用工具记录下来,使用的工具要尽可能的方便,易用,便捷。 所以当我们在接到计划任务后,要把所有的任务都收集记录好。RDM工具有一个好处就是可以将所有分派给你的工作任务集中放在“我的待处理任务中”,时刻提醒你的还有哪些工作任务未完成。如果是非RDM中的计划任务,你也可以借鉴RDM的方式,统一存收集记录在某个地方。

RDM待处理任务图

2、处理 —— 处理分类

当计划任务收集记录好后,我们就需要对计划任务进行分类。只有及时处理信息,对信息及时做出决定和归纳成类,你才能避免信息的堆积和碎片化,处理信息时采用二分钟法则和四象限法则,二分钟方法就是如果一件事情两分钟内能解决的事情,无论是何种事情,马上着手解决掉,如果不能再进行分类。分类则采用四象限法则,四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

3、计划 —— 计划安排

除了既有的日程安排外,可以设定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理论,前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事,起床后就可以开始着手这三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用习惯21天效应,一件事只要坚持21天就能习惯成自然,成为一种习惯。每月要做的事采用日历行程表的方法,将每月要做的事排进日程表。每年要做的事采用原望清单法,让自己每年都有收获和进步。

4、执行 —— 坚决执行

执行是Getting Things Done最关键的一步,也是成功与否的关键,要言行一致,制定了计划就一定得做到,这能很好地提升你的自我认同感。执行时你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事,既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。采用番茄工作法,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟继续番茄时钟,每4个番茄时段可多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。

  • 学习活动:请在本主题后面评论区分享你在执行任务时都有哪些好的方法,如果是你在计划执行过程中碰到了问题,也可以在评论区中向同学们求助。
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