任务的故事

在讲解情境领导模型时,申时义老师(@shiyi-shen)一再提醒我们,诊断追随者的准备度并进而匹配最佳适宜领导风格,其前提是针对具体任务而言的。

对于工作计划,专家推荐我们要PDCA;对于具体任务,专家推荐我们要SMART。

今天,我想分享关于任务的故事,期望能与你共鸣。

 

1

       小明刚加入了一家公司,担任助理职务,主要工作是完成老板交代的日常任务。
       这天,老板王总电话叫小明到办公室。
       王总:“把这份文档扫描给我。”
       小明看了一下王总桌上的一页A4纸。回答道:“好的,10分钟后我发给您”。
       小明把资料拿到工位上,打开手机上的专业扫描软件App,拍照、调整位置、确认效果,然后导出图片,命名为“2018-03-01-XX资料.jpg”。然后微信上发给了王总,同时邮件也发送了一次。
       小明敲门进入王总办公室,把纸档资料归还王总,告知王总已经微信、邮件发送了图片。
       王总查看了微信的图片,说道:“不错,文件名命名的好。”
       小明走出办公室,看了下手机,刚好10分钟。

这个任务的小故事中,可以分析得到任务的一些任务的关键属性:

  • 责任人:小明
  • 任务名称:数字化文档
  • 任务描述:扫描一页A4纸,发给王总
  • 实际工作量:10人*分钟(工作量单位为:人*时间)
  • 交付件:电子图片文档
  • 审核人:王总
  • 任务评价结果:满意

一个10分钟的简单任务,马上做就完了。

 

 

2

       小明继续在公司工作,完成老板交代的日常任务。
       这天,王总电话叫小明到办公室。
       王总:“把这推文档扫描给我。”
       小明看了一下王总桌上的几沓手工装订的的A4纸,合起来有1寸厚。问道:“王总,我有几个问题确认一下:您最迟准备什么时候要?”
       王总:“最迟周末要。”
       小明:“您能告诉我,这个电子文档的用途,谁使用吗?”
       王总:“这是国外朋友发给我的优秀公司学习资料,我觉得非常棒,要发给我们分公司的赵总、钱总、孙总、李总一起学习下。”
       小明:“这份文档估计有200页,扫描后是转成一个PDF格式;因为扫描的文档会比较大,我放到云盘,把密码告诉您,这样您可以修改密码后,其他领导都可以凭密码下载。密码可以修改、云盘上的资料可以随时删除,您看怎样?”
       王总:“这样查看和下载都方便,就这样做。”
       小明:“这个任务估计要做3小时,但是我等下还要协助张总,接待客户公司的李总,并做会议纪要。今天可能只能做一部分,今天周三,距离周末还有2天,这个任务我会在明天下午5时提交给您。您看怎样?”
       王总:“可以。”

       小明抱着资料走到工位上,在日历中记录下这个任务。周四下午2时开始了任务,花了1小时扫描了文档,1小时调整图片、做成PDF文档,命名为“2018-04-01-XX资料.pdf”,20分钟做了文档的目录书签,10分钟检查验证,5分钟上传云盘,检查下载文件大小一致,打开正常。
       小明感觉很满意,5时,小明敲门进入王总办公室,把纸档资料归还王总,告知王总,云盘地址和密码,发到了他的微信上。
       王总打开网页,下载文档查看了2分钟,还问了修改密码、删除怎么操作,说道:“不错,云盘存放资料,在家里也能下载。”

这个任务的小故事中,可以分析得到和任务1类似的关键属性:

  • 责任人:小明
  • 任务名称:数字化文档
  • 任务描述:扫描200页A4纸,制作成一本PDF文档,存放云盘,把网址/密码发给王总
  • 实际工作量:3人时
  • 交付件:电子PDF文档
  • 审核人:王总
  • 任务评价结果:满意

另外,还多了一些其他属性:

  • 沟通反馈:确认任务的deadline、交付件标准、检查方式,沟通执行计划(关于沟通反馈,请阅读峻茂管理学院罗晶晶老师的文章“及时反馈汇报,利己利人”)
  • 估计工作量:3人时
  • 计划开始、完成日期:周三、周四
  • 计划工期:2天(每天不是所有时间全职投入这个任务)
  • 实际工期:1天
  • 实际开始、完成日期:周四、周四
  • 工作执行记录:1小时扫描文档,1小时把图片做成PDF文档,20分钟做文档目录书签,10分钟文档检查验证,5分钟上传云盘检查验证
  • 自评结果:很满意

内容多(一个直接维度就是执行时间长)、且执行多个任务时,有必要确认清楚交付件、执行计划。因为不达标的损失大。

 

 

3

       小明继续在公司工作,完成老板交代的日常任务。
       这天,王总电话叫小明到办公室。
       王总:“我上周去参加几场咨询沟通会议,我觉得公司有的问题很严重,带回了一堆优秀案例的参考资料,我要在内部马上做一次学习培训。把这推文档和书中有标签的页面,扫描成电子档,每份文档做成一个PDF,这几本书中的标签做成图片放在PPT上,图片清晰度要高,云盘发给我。事情比较急,今天发给我,今天周五做不完就加加班。”
       小明,看了一下王总桌上的六沓手工装订的厚达五寸的A4纸,纸上还压着几本书,书中贴了若干标签。答道:“好的,没问题。现在是10点,我马上找小华,今天晚上8点前我会发给您。”

       小明抱着资料走到工位上,马上找到小华,说明情况,俩人就找到扫描仪开始干起来。
       两人合作,只花了30分钟就扫描完一本纸档,小明熟练地导出图片,到电脑上制作pdf,小华继续扫描。
       小明制作pdf时,发现扫描的图片越来越模糊。小明找到小华,查看扫描图片效果,发现确实模糊。调整了扫描仪的分辨率、对比度等参数,扫描其他测试文档,仍然比较模糊。小明判断是扫描仪老化了。
       小明平时了解到,公司只有一台扫描仪;用手机APP拍照扫描,处理几页纸还ok,批量一致性保证不了。决定和小华去附近的复印店。小明微信上和王总反馈了情况:“王总,公司扫描仪老化了,扫描图片不清晰,我现在去外面复印店重新扫描,会产生费用,扫描1000页,费用估计在300~500元。”
       王总回道:“ok”

       小明和小华抱着资料来到复印店,眼看到了12点,提出扫描的质量和时间要求,要店长多派人手来扫描。
       店长答复:“我们有一台自动进纸扫描仪,A4纸扫描很快的,一分钟能扫10页,你这里估计1000页,一个半小时搞定。我们有电脑有WIFI,你们可以在这里做PDF,传手机云盘都可以。书的图片扫描清晰度是个问题,你图片源头很小,再高的扫描分辨率都没用。”
       自动进纸扫描仪的每扫描一张,就自动上传到电脑的指定文件夹中,小明检查了分辨率没问题。不用手工参与,自动进纸扫描仪的速度,果然飞快,不到10分钟,就扫描完一本纸档。
       书中图片的扫描效果,确实如店长所说,分辨率不高,而且还包含纸张背面投过来的内容。

       小明吩咐小华开始做PDF,自己去附近快餐店给小华订餐,同时想想怎么解决书中图片清晰问题:表格问题不大,实在不行就自己绘制,最麻烦的图片,网上图片多,但基本也是扫描进去的。
       排队领餐的时刻,小明习惯性打开电子书看起来,突然发现电子书中也有图片插入,而且可以点击放大,清晰度高,没有背景。
       小明快速回到复印店,找到王总提供的书籍,在当当、京东上搜索,发现这些书都有电子版。小明打开一本,在试读内容中,小明看到几幅图片和纸板书一样,电子书的图片下载后,清晰度在手机中也不错。这些电子书只是纸板书价格的一半或三分之一,有一本还打了特价1.99。
       小明给王总发了微信:“书中的图片扫描不清楚、而且有背面投过来的内容,不适合做高端图片。这些书有电子书,电子书的图片还可以,达不到高清,但这是我想到的最好方法了,全部购买电子书需要88.8元。是否购买采用电子书中图片?”。微信中还发了两个对比图,一个扫描的,一个电子书中下载的。
       王总回复:“ok”

       小明用公司账号登录,买了全部五本电子书,找到对应标签页,开始下载书中的图片。
       匆忙用餐完毕,小明看了一下时间,到了下午2点,此时A4纸面扫描已经完成,小华已做完两本纸档的PDF。小明检查了文档,小华做的不错,扫描档内容排布整齐、有目录书签、还细心地插入了“第X页/共Y页”页码。
       小明分工,小华继续完成剩余PDF;小明完成PPT的制作。
       小明插入图片到公司PPT模板后,98张图片,主要调整图片的大小和位置,图片的一致性,书的作者已经考虑的很好了,无需考虑。
       下午4时半,小明和小华都完成了。两人花了20分钟,交叉检查了各自的PDF文档和PPT,调整了几处微小差异,上传到了云盘,删掉并清空了复印店电脑的原始档。
       开具了发票,店长优惠打了八折,花费400元。临走时店长塞了几张名片,嘱咐这种专业事找他就行,保证做得又快又好。

       回到公司,小明整理了一下任务资料,觉得运气还不错,借助复印店把任务完成了。5时,小明敲门进入王总办公室,把纸档资料归还王总,告知王总,云盘地址和密码,以及花费的费用,发到了他的微信上,。
       王总打开网页,下载文档,看看了PDF和PPT,说道:“不错,专业人做专业事,省钱有省时,下次这种内容多的扫描、复印,你直接去找复印店做就行了。你把公司的购书账号密码也给我一下,我抽空也看看这些电子书,纸板书带着有时忘记带。”

这个任务的小故事中,可以分析得到和任务1、任务2类似的关键属性:

  • 责任人:小明
  • 任务名称:数字化文档
  • 任务描述:扫描约1000页A4纸,制作成一本PDF文档;获取5本书中98张图片,制作PPT;存放云盘,把网址/密码发给王总
  • 实际工作量:14人时(7小时*2人)
  • 交付件:电子PDF文档,电子PPT文档
  • 审核人:王总
  • 任务评价结果:满意
  • 沟通反馈:复印机老化时的问题、解决方案的说明和确认;书中图片复印的问题、电子书购买的说明和确认
  • 估计工作量:18小时(7小时*2人)
  • 计划开始、完成时间:周五、周五
  • 计划工期:1天
  • 实际工期:1天
  • 实际开始、完成时间:周五、周五
  • 工作执行记录:复印机效果差,浪费50分钟;找外部打印店,有自动进纸扫描仪,扫描时间充足;书中图片,网络搜图、复印效果差;购买电子书,使用书中的数字图片;产生费用488.8元
  • 自评结果:一般(书中插图没有高清)

另外,还多了一些其他属性:

  • 参与人:小华
  • 经验总结:分派任务时,交付件及标准明确;电子书购买实惠,优选购买;内容多的复印扫描,优选找复印店做

复杂任务,最终的交付件、时间必须明确;执行过程可能有风险、问题,及时反馈,并找到解决方案审核人决策。

 

4

三个关于完成任务的小故事,基本包含了任务的关键属性。一个简单原则是:时间越长,越需要计划;内容越复杂,最终交付件内容和标准越要明确。

任务的关键属性,按PDCA/SMART,简单整理成矩阵,如下所示,供有缘人参考:


5

道德经有云:

天下难事,必作于易;天下大事,必作于细。

生活中日常行为可率性而为,只要不影响恶心其他人;工作中每个任务则要专业职业,因为必须对外贡献。

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