浅析ERP–财务

上一篇概述了企业级应用系统ERP的本质:钱流计划。这一篇往下走一走,聚焦到细节范围看一看。

 

1 ERP的组织划分

企业组织常规按业务区分,从ERP角度也可以重新划分。一个贸工技企业,可以大致划分七大部分,如下图所示:

  • 营销用服,贸的对象,客户
  • 供应链(采购、生产、仓储),工的部分,供应商、物料、产品
  • 研发(产线、工程),技的部分,新产品研究与开发
  • 财务,贸工技的执行的目标衡量,钱
  • 质量,贸工技的执行的效果衡量,物
  • 人资,贸工技的执行人员
  • 其它部分,董事会,投融中心、行政、流程IT、项目运作等等间接关联单元,企业运作的支撑部门

本篇主要关注财务部分。

 

2 财务角度

对财务理解的一个简化类比是家庭财务。

刚工作时,最直接的感觉是花钱,把房租水电网费花费交了之后,其他钱可以按需月光。

一段时间后,就会考虑要存点钱,为后续做点准备;存钱后,想要赚取利息,就会用到某种投资方式。

再后面,想买大宗物件,发现钱不够,就会想赊、借、贷、要等各种融资手段;为了留住更多的现金,搞个信用卡透支,加个杠杆;有了小孩,赡养老人,时间跨度最少20年,身体健康第一,还得买个保险,健身充电。

钱越来越不经花,年底做个年度收支平衡表,归类分析,发现该花的不该花的都花了,决心要做预算定投存记流水控支出,开源节流,争取下一年度报表优秀。

最后,会发现,家庭财务和住房/食品/服装/交通/教育/旅游/娱乐/医疗/政策,紧密联系起来。 美国加息、中国减税、山竹台风、周末节日,统统都会影响你的荷包和幸福感。

 

企业是专业赚取利润的组织,财务面对的人员、资金、场景、活动等等复杂性,超过家庭N个数量级,需要更精细化的财务管理。

从企业财务角度,财务类活动本身有一整套的运作流程,专业术语描述如,投、融资管理,绩效管理,经营计划管理,预算管理,财务分析,市场分析,产品分析,客户分析,供应链分析,人力分析,资产,成本,费用,损益,利润,资金,应收应付,付款收款,总账,采购,销售,库存,月结,审计,等等。

运作流程也需要不同的角色来完成,如首席财务官、总会计师,财务总监、资金总监、财务部经理、审计主管、会计、助理会计、出纳员、收银员等。

这些流程大致可归为三类:分析决策类执行控制类运行支撑类。根据企业规模和财务目标的不同,三类流程和配置人员各有侧重。

随着企业规模扩大,老板各种决策影响面也扩大,越需要财务的分析决策类活动和数据的支持,这也是财务管理最重要的存在。这类决策是企业的战略内容,常规在线下完成,而且是商业机密,老板和财务负责人才是最佳的表述人。

执行控制、运行支撑的大部分内容,是基础部分,而且关联到其他部分,比较适合用ERP来落地执行、为分析决策提供及时性和准确性,如下图所示:

财务,通过ERP把其他部分关联、集成起来,这个过程专业术语叫“财务/业务一体化”。业务的主要数据,用财务数据量化;业务的PDCA,通过财务衡量,再反馈到业务。

让我们来看看ERP中最直接的关联部分。

 

3 关联

ERP中,通过各种“”,把各部分的业务的“数据”,关联运作起来。一个最简示例如下图所示:

各部分单和数据简述如下:

  • 营销用服对外和客户产生贸易,向ERP输入具体客户的产品订单、服务订单、付款单(通过银行间接完成)、销售费用报销单;ERP向营销提供用服哪些可卖的产品/服务、标价等信息。
  • 供应链对外和供应商贸易半成品(物料、委托加工等),并生产出可销售的产品。向ERP提出采购单、生产单、出库单、入库单等;ERP向供应链提供产品BOM,半成品价格、库存变化等信息。
  • 研发按项目根据需求设计新产品,向ERP发布项目单、产品BOM、产品ERR、研发费用申请单等。
  • 质量根据研发、生产、客户服务的要求验证产品和服务质量,向ERP输入检验单、验证结果等。
  • 人力资源向ERP输入工资福利;其他部分向ERP提供审批单及数据。

通过ERP中记录的单据和数据,可以做更快更准确的财务活动。如:

  • 统计客户购买产品的数量和价格,对大客户提供VIP服务;
  • 统计各个产品的成本、卖出数量、金额等,计算利润率,聚焦赚钱产品;
  • 统计新产品的研发成本,销售数量、金额,计算回报率,聚焦赚钱项目;
  • 统计订单、物料采购周期、生产周期、维修库存等,计算周转率,提高资金利用率;
  • 统计各业务的人力成本,计算人均效率;
  • ……

在积累一定数据,并做业务的财务分析后,线下会持续讨论出改进后的业务方案。在ERP中,可以设置业务方案的财务控制点,结合电子审批流,在每次审批时及时落地。如:

  • 客户发货时,超额信用度的提醒和异常处理
  • 新产品研发过程中,费用超额的提醒和异常处理
  • 变更发起时,替代物料及库存报废的金额提醒和处理
  • 采购物料时,异常价格的提醒和异常处理
  • ……

以上是一个最简描述,实际的单据和数据非常之多,利用ERP数据,财务人士可以根据专业规范、业务经验、或老板需求,提供较客观的财务分析观点,为更高维度的分析决策提供依据。

ERP数据的分析,也有不准确的风险,原因可能包括:数据粒度定义不够,业务数据未收集,业务活动未达标,协调流程不完整,分析方法欠缺,分析人员经验等等。ERP是一面数据镜子,能够通过可视化数据呈现的异常,快速找出相关的人、财、物的数据和关系,在分析原因时快速找到数据验证。经过持续几轮线上线下修正,ERP的运作就会趋于真实化。

 

4 支撑部分

ERP系统中,可以直接完成、或间接提供数据,做统计、分析/解决、关联、规范/控制、预算/计划等高级功能。但首先,在系统中记录基础数据。源源不断的基础数据,需要几大支撑部分。

流程

这是最流行的部分,简单描述,就是把跨业务的活动逻辑顺序梳理清晰,形成一致认可的标准、规范,指导业务活动执行。

日常中,会遇到各种组织的流程。对流程最直观的感受,就是各种类型的流程框图、及要填的各种单。

流程梳理是正本清源,在理想情况下,流程确定好了,宣讲完成,就会按规范执行。实际上,如果没有其他支撑,一个好的流程,很有可能转变为政策性纲领、或纸面流程,看起来很美,但无法有效执行落地。

角色权限

流程执行的主体,主要是人(用工具自动化做的,也是人设计设置的)。人的主观能动性,对执行效率和效果,影响巨大。

为了建立底线标准,避免低级遗漏,需要制定流程执行的角色,及对应权限。确保在实际操作中,最坏情况也能执行下去。

按照研究案例,组织的成员越多、智商越高,一是自然集成的整体智慧会被拉低,二是达成一致性会更难;这时候就越需要明确具体角色职责,避免吃瓜围观。

一个现状是:人的道德标准,某些方面要求远远超越法律规定;但法律保证了要达到的基本底线。所以,越是发达民主的国家,法律也越精细化。

数据

业务按流程执行的结果,需要在过程和结果中用具体数据来体现,这些数据就是后续统计、分析的基础。如:

  • 钱的信息:现金、存款、借款、研发成本、人力成本、……专业术语叫“科目”,每次活动记录
  • 客户的信息:姓名、国家/地区、地址、电话、信用度、银行账户、……
  • 产品的信息:型号、编码、部件清单、价格、库存数量、……
  • ……

每一个数据,相当于一滴水;水滴汇集到一定程度,就能形成水流。

流程类似于沟渠,干涸的沟渠看不出纰漏,也达不到目标;清水常流的沟渠,可根据水质、水流变化,或扩渠或分流或补漏或清淤,持续达成饮用辅助灌溉等等效果。

数字化平台化

数字工具出现,通过数字世界突破自然世界时空,让流程、数据、角色真正能实时地流动起来;数字工具普及,让流动成本变得越来越便宜。

数字工具有两个特点,一是“傻”,只做设置好让它做的,绝不多做,也绝不少做,;二是“快”,人类一秒钟,对数字工具已是一百年。数字工具的定位,最适合做“铁杵磨成针”这类重复的、枯燥的脏活累活。

原来依靠“人 + 纸面”来做的记录、查询、状态跟进流转、统计,需要高超的记忆、丰富的联想、完整的细节、健康的身体。现在变成“人 + 数字工具”后,脏活累活少做不做,人的优势可以充分聚焦到业务本身。

 

5 小结

ERP中,财务是核心之一,也是最重要的管理落地目标之一。

ERP中执行的各类运行支撑、执行控制、分析决策活动,是为了企业的业务运营,提供财务角度可视化呈现。

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申时义
2018/11/02 00:07

感谢那么丰富的内容分享。ERP是一个大工程。勇于实践的领导者和组织,都是具备全局和长远愿景的。

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