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怎样才能召开简洁、聚焦而又富有成效的会议?

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大部分会议都拖拉冗长且最重很难产生什么实质性的成果。如何才能最大程度地改善会议的成效?

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成功的会议应当简短,专​聚焦并富有成效。为此,需要对每一次会议进行设计,而不是随意举行。富有成效的会议,可以准时开始、完成举行会议需达成的目标、按时结束—-并能最大化与会人员的努力。

怎样才能使会议的益处最大化?在你开始一系列会议前,设置基本会议规则! 你可以用这些规则来控制可能发生时的会议冲突行为。

这些基本规则应包含如下一些需要解决的问题:

  • 何时何地举行(定期)会议?
  • 如何处理紧急(临时)会议的需要?
  • 会议一般应持续多久?
  • 如何做出决定?
  • 团队如何与组织内的其他团队合作?
  • 谁将负责准备会议纪要?
  • 如果需要的话,谁来处理与高级管理层的沟通?
  • 团队如何处理成员内部的冲突和分歧?
  • 每次会议结束并实施后,团队如何评估每次讨论以帮助改进后续会议?

 

会议的性质将决定上述提出的问题及其答案。例如,以你为首召开的团队工作人员会议,需要回到的问题必然会少于各部门代表参与的跨职能团体会议 。

当你担任会议领导或主席时,与参与者一起制定基本规则便是你的任务。为了激发讨论,你可能会提前准备好一些问题。例如,你可能会问,“上次大家参与的会议出现了什么主要的问题?这次我们可以做些什么来避免这个问题呢?“或者”我们怎么能确保我们一直聚焦在会议议程和目标?”或者,”怎样才能让我们无需过度控制又能高效管理会议上思想或信息的流动?“等等。

不要自行准备基本规则。即使你是与自己的团队成员开会,且你有权设置团队的运作规则,若你让与会者一起创造性地共同制定,他们更有可能遵守。 当与会者参与制定会议指导原则,可以增加其承诺。如此一来,不遵循基本规则的成员可能会感觉到来自团队的不满,对许多人来说,来自团队的惩罚比来自你一对一的批评更糟糕。

以下是一些基本规则示例:

  • 所有会议将按计划开始和结束。
  • 会议主持者可以轮流。
  • 讨论时间将仅限于议程中设定的时间。
  • 会议将于每月第二个星期二,从上午9点15分开始11:00结束,在某某会议室。
  • 会议前三天,会员将收到一份会议议程副本和任何需要提前阅读的分发资料,便于提前准备参与讨论。
  • 重点将放在解决问题上,而不是针对个人或责任。
  • 一次只许一位成员说话。
  • 会议决议将以协商一致方式作出。
  • 团队将评估每次会议实现其目标的过程以及会议本身的质量。

以上或你们自己制定的会议规则若不被遵守,,将变得毫无意义。作为团队领导者,如果你发现有规则被打乱,你可以暂停会议并提醒某成员应遵守的规则。 如果你是会议主持,你可以选择在会议休息时或会议后向违规会员解释。

最重要的,你自己也必须遵守规则。

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